Administrative Assistant

Entreprise spécialisée en construction et en gestion de projets, est à la recherche d’une adjointe administrative organisée, polyvalente et proactive pour soutenir l’équipe dans la préparation des soumissions, la gestion administrative et le suivi des projets.

Responsabilités principalesGestion des soumissions & appels d’offres

Lire, analyser et extraire les informations nécessaires des documents d’appel d’offres.
Préparer et assembler les documents de soumission selon les exigences requises.
Vérifier les critères administratifs et les documents obligatoires à fournir dans chaque soumission.
Assurer le respect des échéanciers liés aux fermetures d’appels d’offres.
Coordonner les visites de site.

Administration & soutien aux projets

Créer et émettre les bons de commande (PO).
Gérer la réception, la vérification et le traitement des factures.
Faire le lien entre PO, bons de livraison et factures avant approbation.
Classer, organiser et maintenir à jour les dossiers administratifs des projets.
Préparer divers documents contractuels et administratifs au besoin (suivis, listes, courriels, etc.).

Coordination & communication

Communiquer avec les sous-traitants, fournisseurs et clients pour obtenir ou transmettre des documents.
Assurer le suivi des documents requis (assurances, attestations, certifications, formulaires, etc.).
Soutenir les chargés de projet dans leurs tâches administratives quotidiennes.

Compétences recherchées

Expérience en administration dans le domaine de la construction (fort atout).
Capacité à comprendre et analyser des documents d’appel d’offres.
Excellente organisation, rigueur et gestion des priorités.
Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook).
Autonomie, discrétion et souci du détail.
Communication claire en français et en anglais.

Conditions de travail

Poste permanent à temps plein.
Salaire compétitif selon expérience.
Assurances collectives après 3 mois.
Environnement de travail stable, respectueux et collaboratif.
Possibilités d’évolution au sein de l’entreprise.

JOB POSTING – Administrative Assistant (Construction)

Gatineau / Ottawa

Full-time

Defran Inc., a company specializing in construction and project management, is seeking an organized, versatile, and proactive Administrative Assistant to support the team with bid preparation, administrative tasks, and project coordination.

Key ResponsibilitiesTender & Bid Administration

Read, analyze, and extract required information from tender documents.
Prepare and assemble bid submissions according to specific requirements.
Verify administrative criteria and mandatory documents for each submission.
Ensure compliance with tender deadlines.
Coordinate site visits when required.

Administration & Project Support

Create and issue purchase orders (POs).
Manage the reception, verification, and processing of invoices.
Match POs, delivery slips, and invoices prior to approval.
Organize and update project administrative files.
Prepare various administrative and contractual documents as needed (tracking lists, correspondence, etc.).

Coordination & Communication

Communicate with subcontractors, suppliers, and clients to obtain or share documents.
Follow up on required documents (insurance, certifications, forms, etc.).
Provide daily support to project managers.

Required Skills

Administrative experience in the construction industry (strong asset).
Ability to understand and analyze tender documents.
Excellent organizational skills, accuracy, and ability to manage priorities.
Proficiency with Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
Autonomy, discretion, and attention to detail.
Clear communication in French and English.

Working Conditions

Permanent full-time position.
Competitive salary based on experience.
Group insurance plan after 3 months.
Stable, respectful, and collaborative work environment.
Opportunities for advancement within the company.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: $45,785.73-$55,458.05 per year

Benefits

Casual dress
Company events
Dental care
Life insurance
On-site parking
Paid time off