Aperçu de l'emploi

Nous recherchons un(e) adjoint(e) de direction hautement organisé(e) et proactif/ve pour soutenir le président de notre organisation. La connaissance de la construction est un atout. Ce rôle est essentiel pour assurer le bon fonctionnement et une communication efficace au sein du bureau de direction. Le/la candidat(e) idéal(e) possédera de solides compétences en secrétariat, le souci du détail et la capacité de gérer plusieurs tâches efficacement dans un environnement au rythme rapide.

Fonctions

• Gérer et maintenir le calendrier du président, y compris la planification des réunions et des rendez-vous à l'aide du calendrier Outlook et de Google Suite.

• Préparer et organiser les documents pour les réunions, en s'assurant que tous les documents sont prêts à l'avance.

• Gérer les communications entrantes, y compris les appels téléphoniques et les courriels, en faisant preuve d'une excellente étiquette téléphonique et d'un excellent service à la clientèle.

• Aider aux tâches de saisie de données et maintenir des dossiers organisés de la correspondance et des documents.

• Utiliser QuickBooks pour le suivi financier de base et la production de rapports au besoin.

• Coordonner les arrangements de voyage, y compris les itinéraires, l'hébergement et le transport pour le président.

• Soutenir l'exécution des contrats à l'aide de DocuSign pour assurer le traitement rapide des ententes.

• Effectuer des tâches générales...