Adjoint(e) administratif(ive) en magasin

Gatineau, QC

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Adjoint(e) administratif(ive) en magasin

Sous la direction du directeur général adjoint aux opérations et service à la clientèle, le titulaire de ce poste dirige et s’assure du bon fonctionnement des opérations de la succursale et de la satisfaction des clients conjointement avec le directeur du service à la clientèle et du directeur des ventes. Occasionnellement ou sur demande, il effectue d’autres tâches connexes pouvant relever de cet emploi.

VOTRE RÔLE

Volet - Ressources humaines

• Conjointement avec le service des ressources humaines, s'occupe du recrutement, de l’intégration et de la formation des employés à sa charge et des personnes responsables de la réception, l’expédition et de l‘inventaire en magasin;
• Collaborer avec le gérant de détail, avec le budget établi, afin d’avoir le personnel adéquate selon le temps de l’année et les besoins de son magasin;
• Vérifier l’approbation des heures dans Dayforce des employés à sa charge;
• Effectuer les évaluations des employés sous sa responsabilité à la fin de leur saison;
• S’assurer que l’ambiance de travail est saine et travaille conjointement avec les directeurs de son magasin ;
• Collaborer avec le département de formation lorsque des séances doivent être planifiées

Volet - Administration

• Vérifier chaque contrat et s’assurer que les vendeurs ont joint tous les documents requis. (Signature papier / signature électronique, décharge de responsabilité signée si requise, documents de financement)
• Effectuer les corrections dans le logiciel Sage concernant les dépôts clients si nécessaire et corrige quotidiennement les erreurs pour mettre les dépôts clients dans le bon compte lorsque requis.
• Analyser le rapport journalier et s’assurer que tous les contrats et les annexes sont téléchargées;
• Analyser le rapport des annexes et effectuer une vigie serré au niveau de la collecte des annexes;
• Effectuer les demandes de remboursements suite aux annulations de contrats ou aux annexes;
• Faire le suivi des commissions des représentants des ventes à chaque lundi et tenir à jour le fichier de paie (Commission négative)
• Effectuer le suivi des fichiers en attente de paiement et des changements de numéro de contrat, et au suivi de la signature du contrat bancaire lorsque le client ne le fait pas de façon électronique.
• Procèder à l'analyse financière du budget et de son suivi auprès des directeurs.

Volet - Caisses

• Responsable du département des caisses (accueil du client, conversations entre employés, propreté du département, codes manquants, prix, caisse libre-service etc.);
• Procéder à la formation de chaque utilisateur de la caisse , s''assure qu'il utilise son code et tenir à jour la liste des usagers et des admins;
• Préparer les horaires des employés à sa charge et s’assure d’avoir le personnel adéquat selon le temps de l’année dans son département conjointement avec les directeurs;
• Maîtriser parfaitement le système de caisses les caisses et être en mesure de remplacer son équipe lorsque requis (ex : pauses lunch ou périodes moins achalandées).
• Vérifier à chaque soir si les fermetures des caisses ont été effectuées incluant les caisses libre-service, s'il y a lieu;
• Vérifier et balancer les caisses recettes selon la procédure;
• Contrôler et vérifier toutes les promotions, escomptes, rabais donnés ou remboursement et retours fait à la caisse conjointement avec le directeur du détail (établir un barème);
• Effectuer le décompte hebdomadaire du coffre-fort;
• Faire les dépôts à la banque 2 à 4 fois semaines selon la saison et voit à ce que le magasin ait suffisamment de monnaie pour ses opérations régulières;
• Voir à l'approvisionnement du matériel requis pour les caisses;
• Assurer une vigie constante en ce qui concerne le vol en magasin et collaborer avec l'équipe de direction afin de prévenir le vol en magasin.

Comptes clients

• Assurer le suivi des contrats avec les articles vendus et des retours, à sa succursale soient facturés au fur et à mesure via la tablette.
• Faire un suivi mensuel des « shipments » non facturés du magasin. (Ratings);
• Procéder au balancement des comptes clients à partir de la Gestion d’Impression;
• Répondre aux questions des clients relativement à leur compte et émettre des relevés de compte au besoin;
• Voir à la collecte des comptes clients en souffrance et inscrire les suivis dans le TS.

Volet - Inventaire

• Assurer la réception des transferts et des PO reçus, à la conformité de son étiquettage pour les caisses quotidiennement et à l'envoi des documents de réceptions envoyés à Packing Slip;
• Faire le décompte des spas et gazébos à tous les vendredis;
• Collaborer conjointement avec le département des achats par rapport à tous les problèmes de codage, codes à barre, produits en négatif, mauvaise réception;
• Vérifier le rapport de négativité conjointement avec le directeur du détail reçu par courriel à tous les jours et procéder à des ajustements le cas échéant;
• Effectuer le diagnostic lors d'une problématique trouvée avec les stocks et aviser le département des achats;
• Suivre le plan du processus d’inventaire et faire la prise d’inventaire (ménage fait, bons codes, retours faits) conjointement avec les directeurs.
• Vérifier des Generate picklist/Order conjointement avec le directeur du détail.
• Effectuer une vigie de toutes les sorties d’item du magasin.

Autres tâches

• Répondre aux avis Google et aux billets Zendesk en collaboration avec les directeurs répondre aux avis à tous les jours.
• Assurer la satisfaction du client
• Répondre, retourner les appels et les courriels de façon constante aux partenaires internes et externes de l'entreprise (clients, départements, etc);

Toute autre tâches connexes

EXIGENCES RELIÉES À LA FONCTION

• Détenir un Diplôme en bureautique et/ou comptabilité (DEC) ou (DEP) , ou toute expérience pertinente;
• Connaissance de la Suite Office et les logiciels de comptabilité (ACCPAC);
• Capacité à travailler sous pression et bonne gestion du stress;
• Détenir un grand sens de la gestion des priorités;
• Faire preuve d'un service à la clientèle exceptionnelle;
• Empathique et orienté vers l'action;
• Capacité à s'exprimer en français et en anglais (parlé et écrit) dans un niveau intermédiaire, 30 % de notre clientèle étant anglophone"

CONDITIONS RELIÉES À L’EMPLOI

• Travail permanent à temps complet, selon les heures d'ouvertures en magasins;
• Travail en présentiel uniquement;
• Disponible le jour, le soir et la fin de semaine
• Lieu de travail: 215 rue Bellehumeur, Gatineau, Qc, J8T 8H3