Agent(e) administratif(ve), Approvisionnement

Groupe Nordik est le principal créateur de villages de spas de bien-être, incluant le plus grand Spa en Amérique du Nord (Chelsea, QC) ainsi que le plus grand Sauna d'événement (Whitby, ON).

Depuis que nous avons ouvert nos portes en 2005, nous sommes passés à plus de 500 000 visites par an dans nos 3 sites existants (Nordik Spa Village Chelsea (QC), Thermea Spa Village Winnipeg (MB) et Whitby (ON)).

Notre équipe de 700 employés donne vie à nos opérations grâce à leur approche innovatrice en matière de bien-être. Chaque équipe au Groupe Nordik a un rôle important à jouer pour rendre nos créations ambitieuses réalisables.

Chacun de nos collègues est un individu passionné qui veut faire la différence. Cette passion rencontre l'innovation et nous permet de nous développer.

Ce que vous ferez :

Le titulaire du poste assure la gestion administrative et logistique des opérations du siège social. Il est responsable du suivi des achats, de la gestion des contrats internes et de la liaison avec les fournisseurs. Il coordonne la réception et l’expédition des marchandises, organise les dossiers et assure le suivi des commandes. Il agit également comme point de contact pour les demandes internes et externes, tout en maintenant à jour les bases de données et en gérant le service desk.

Responsabilités :

• Assister dans la gestion quotidienne des opérations administratives : ouverture de compte, inscription de nouveaux articles, liaison entre finance et approvisionnement.
• Gérer les achats pour les besoins du siège social, y compris la gestion des contrats internes exemple : tapis, entretien ménager, RH.
• Gérer les documents et dossiers, en assurant l’organisation, le classement et le suivi des contrats. Cela inclut l’archivage numérique des dossiers pour un accès facile et sécurisé.
• Assurer le suivi des commandes auprès des fournisseurs, en vérifiant les délais de livraison et en tenant les parties prenantes informées des actualisations nécessaires.
• Coordonner la logistique des réunions, y compris la demande d’échantillons auprès de divers fournisseurs.
• Maintenir à jour la base de données en saisissant précisément les informations relatives aux fournisseurs et aux articles.
• Répondre aux demandes de renseignements internes et externes, agissant comme un point de contact central pour le département.
• Gérer le service desk en attribuant chaque demande au fournisseur approprié.
• Assurer l’envoie et la réception des échantillons.
• Superviser les réceptions et les expéditions à destination et en provenance du siège social.

Pour réussir dans ce poste, vous devrez avoir :

• DEC en administration, technique de bureautique ou gestion administrative ou expérience équivalente.
• Minimum de 2 (deux) ans d’expérience dans le domaine de l’administration et coordination et/ou gestion des achats et approvisionnement, logistique et gestion des stocks et/ou service client et support interne.
• Bilinguisme essentiel (français et anglais).
• Excellente connaissance de la suite MS et maitrise des outils bureautiques (Excel, ERP, logiciels de gestion documentaire), gestion de bases de données et suivi des commandes.
• Certification en gestion des achats et approvisionnement (ex. : CIPS, SCMA), un atout.

Votre profil se démarque grâce à votre :

• Rigueur et sens de l’organisation.
• Haut niveau d’autonomie et proactivité.
• Souci du détail.
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite et en relations interpersonnelles dans les deux langues officielles.
• Aptitude à travailler en coordination avec différents départements.
• Capacité à anticiper et gérer les imprévus liés aux livraisons, aux fournisseurs et aux opérations administratives.
• Capacité d’adaptation aux évolutions et de réaction rapide.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, rigueur dans le suivi des dossiers et gestion efficace des priorités.

Salaire & Avantages :

• Salaire compétitif selon l’échelle salariale du Groupe Nordik.
• Accès à un régime d’avantages sociaux complet incluant la télémédecine.
• Accès gratuit au spa pour vous et une personne de votre choix.
• Rabais sur la nourriture et les services de massothérapie et d’esthétique de nos spas.
• Accès gratuit à une salle d’exercice sur les lieux de travail.
• Environnement de travail chaleureux avec stationnement et boissons non-alcoolisés gratuites.
• Programme de formation et de développement personnalisé.

Horaire de travail et statut :

• Poste à temps plein, lundi au vendredi (40h/semaine).
• Hybride.