Commis à la réception

SOMMAIRE DU POSTE

Relevant du Directeur des finances, le commis à la réception fournit, à toute personne qui se présente ou qui communique avec la Coopérative, un service à la clientèle de haute qualité, professionnel et courtois.

Il répond avec diligence aux demandes d’information téléphonique, écrites ou en personne, assure la gestion quotidienne des appels, de la correspondance et du système de classement papier et électronique. Le titulaire du poste agit également comme personne ressource à l’accueil réception et assume certaines responsabilités administratives et financières, notamment en lien avec l’encaissement, les états de compte et les suivis postaux.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

Accueil et service à la clientèle

• accueil des visiteurs;
• orientation des visiteurs/partenaires;
• acheminement des appels;
• réponses aux questions et suivi;
• maintien d'une image professionnelle;
• réception des livraisons et signatures des bons de livraison.

Encaissement de compte et suivis administratifs

• réception des paiements selon les procédures;
• exécution rigoureuse des opérations d'encaissement (préparation, émission, vérification, transmission et classement des journal d'encaissement);
• signalement des anomalies;
• envoi postal des reçus et documents associés.

États de compte et suivis administratifs

• suivis des dossiers administratifs et financiers;
• préparation, transmission et suivi des états de compte;
• gestion des retours de courrier;
• collaboration aux suivis préventifs (ex. : factures à produire).

Gestion du courrier et des envois postaux

• tri, réception et distribution du courrier entrant;
• préparation du courrier sortant et des envois;
• réception des livraisons;
• acheminement de documents internes/externes selon les procédures.

Tâches administratives générales

• coordination de la correspondance et du classement (papier/électronique);
• soutien administratif à la réception;
• maintien de l'ordre et de la propreté de l'aire d'accueil;
• autres tâches connexes confiées par la direction des finances.

EXIGENCES D'EMBAUCHE

• Diplôme d’études secondaires ou d’équivalence (TENS/AENS).
• Minimum de deux (2) années d’expérience dans un poste de réception ou de soutien administratif.
• Excellentes capacités de communication orale et écrite en français.
• Bonnes capacités de communication orale et écrite en anglais.
• Maîtrise des appareils usuels de bureau et des logiciels de la Suite Microsoft (Word, Excel).

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

• Orientation vers la clientèle
• Capacité à planifier et organiser
• Rigueur et assurance qualité
• Collaboration
• Initiative et autonomie
• Maîtrise de la bureautique
• Interaction avec les autres

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : 20,10$ à 31,09$ par heure

Avantages

• Assurance Dentaire
• Assurance Invalidité
• Assurance Maladie Complémentaire
• Assurance Vie
• Congés payés
• Cotisation égale au RÉER
• Événements d'Entreprise
• Gym sur place
• Programme d'Aide aux Employés
• Programmes de Bien-être
• Régime de retraite
• Régimes de participation aux bénéfices
• Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel